Come Progettare Un Evento Culturale

Come si inizia a progettare un evento culturale? Quali sono le difficoltà organizzative e la burocrazia a cui bisogna far fronte, quali invece le possibilità che ci vengono offerte?

Organizzare eventi richiede una serie di punti che devono essere molto chiari, per permettere a chi si farà carico del tutto di seguirne passo passo le fasi con consapevolezza.

1 · Idee di eventi culturali ed obiettivi

Ogni evento parte, in primo luogo, da una buona idea. Da qui poi bisogna sviluppare ed elaborare questo punto iniziale in un concept che strutturi la realizzazione dell’idea di partenza.

In questa fase preliminare bisognerà capire che tipo di evento si vorrà creare e a quale pubblico dovrà rivolgersi, chi sarà coinvolto nella riuscita dell’evento stesso.

Di base un evento culturale è definito tale quando coinvolge tutte quelle iniziative che hanno a che fare con la cultura come festival, concerti, rassegne ed esposizioni.

Quante persone sarà necessario attivare? Serviranno sponsor o risorse statali? Che tipo di evento sarà? Dove si terrà? La location scelta è disponibile? Quali alternative mi si prospettano? Che documentazione e permessi dovranno essere presentati?

Tutte queste domande saranno la base da cui partire per realizzare il progetto.

Una particolare attenzione andrà riservata al pacchetto di attrazioni che andremo ad offrire e ai servizi correlati.

L’organizzazione di un evento culturale può essere suddivisa in sei fasi:

1. Ideazione
2. Attivazione
3. Pianificazione
4. Attuazione
5. Completamento
6. Valutazione

Tutte queste fasi sono indipendenti tra loro e possono sovrapporsi; gli obiettivi da tenere bene a mente saranno la coerenza con l’idea di base del progetto, la fattibilità, la convenienza, l’adattabilità al territorio e alla location e l’attrattività.

2 · Definisci il budget per l’evento culturale

Prima di tutto, sarà fondamentale un’analisi dei costi e ricavi legati all’idea che si sarà deciso di elaborare. Il budget dovrà tener conto del tipo di location e di ospiti e se i ritorni indiretti, dettati dal turismo collegato alla località scelta, possano essere un incentivo per un maggior rischio d’investimento.

In base alle disponibilità economiche pre esistenti, sarà poi possibile valutare se avvalersi di sponsor, patrocini o fondi statali.

Di grande aiuto sarà stilare un budget plan, un vero e proprio documento di budget che aiuterà a definire con precisione le risorse necessarie per l’organizzazione dell’evento culturale.

Alcune voci di spesa sono comuni a tutti gli eventi, altre sono specifiche della tipologia di evento culturale che si andrà ad organizzare, come la quantità di spazio necessario, eventuali permessi o caratteristiche speciali della location (come spazi espositivi o acustica) e via discorrendo.

3 · Trova lo sponsor per eventi culturali

Richiedere sponsorizzazioni ad enti privati nel campo di riferimento dell’evento, potrebbe essere una scelta vincente.

Se si tratta ad esempio della presentazione di un libro o di un festival letterario, pensate a coinvolgere case editrici locali o mecenati della zona; per un evento musicale, chiedete a negozi o a locali che ospitano concerti.

Utilizzate l’evento come megafono culturale ma anche di marketing, per poter sfruttare appieno tutte le possibilità di trovare patrocini da parte di istituti o università (trattandosi di dichiarazioni di sostegno, il ritorno è prettamente d’immagine).

Un’ulteriore modalità, in uso negli ultimi anni e mutuata dagli USA, è il crowdfunding: tramite la rete è possibile ingaggiare sostenitori privati a cui chiedere anche piccole somme per, in questo caso, una buona causa. Se l’evento culturale avrà come scopo beneficenza o ripristino di patrimoni artistici, il crowdfunding avrà decisamente più appeal.

4 · Scegliere la location per eventi culturali

Forse questo punto andrebbe messo in cima alla lista, perché proprio dalla scelta dei luoghi in cui tenere un evento culturale, dipende buona parte della riuscita del progetto.

Scegliere una location richiede innanzitutto una visione chiara di ciò che ci si prefigge come obbiettivo: una mostra, una raccolta fondi per il restauro di opere d’arte o edifici storici, un festival letterario, un concerto benefico o semplicemente un festival che dia lustro ad un’eccellenza locale.

Serve lungimiranza e largo anticipo, quando si scelgono i posti per un evento culturale: costi, burocrazia, spazi e possibilità di utilizzo reale della location devono essere le priorità.

Una location, per quanto splendida e perfetta, dovrà soddisfare questi requisiti.

5 · Burocrazia e permessi per l’organizzazione di eventi culturali

Quando si organizza un evento culturale, benché di piccole dimensioni, si deve allertare il pubblico con almeno 2 o 3 mesi d’anticipo rispetto alla data in cui si terrà, per far sì che l’aspetto prettamente pubblicitario abbia il tempo di sortire i suoi effetti.

Questo comporta un “inizio lavori” almeno 6 mesi prima. Per eventi più complessi e con dimensioni maggiori, come può essere un festival musicale, l’annuncio va fatto almeno 6 mesi prima, e, se manteniamo le proporzioni, servirà un’organizzazione di almeno 12-18 mesi.

Ciò detto, prima di tutto si dovrà decidere se l’evento culturale sarà privato, con quindi massimo 99 partecipanti, o pubblico e se si terrà all’aperto o al chiuso. Importante anche stabilire se sarà gratuito o a pagamento.

Una volta deciso, servirà identificare che tipologia di permessi e documentazione saranno necessari.

Per prima cosa, si dovrà richiedere il permesso di manifestazione e pubblico spettacolo all’Ufficio Attività Produttive del Comune competente tramite posta certificata con bollettino e marca da bollo allegando: programma, spazi in cui si terrà l’evento, la valutazione tecnica e, se si utilizza uno spazio privato, una lettera di assenso all’utilizzo.

Il Comune ha tempo 60 giorni per accettare la richiesta, quindi ecco perché serve muoversi per tempo.

La Polizia Municipale e la Questura dovranno essere avvisate della manifestazione per le questioni di sicurezza.

Esistono poi specifiche che dipendono dalla scelta di tenere l’evento al chiuso o all’aperto.

6 · Evento culturale all’aperto

Per un evento all’aperto, la parte burocratica sarà più corposa e dovrà essere presentata al Comune per tempo.

Prima di tutto una Licenza di occupazione del suolo pubblico: se l’evento si terrà in una piazza o nel giardino di un palazzo del Comune, un parco o in ogni caso un luogo pubblico, si è tenuti a presentare richiesta per occupazione temporanea.

Se è prevista la diffusione di musica, meglio comunicare l’evento all’Ufficio Ambiente, a cui si richiederà la delega per rumore se si suonerà in certi orari (che non dovranno sforare dalla fascia 9.00-24.00) e con certi volumi.

Sempre per la musica, che sia anche si sottofondo, serviranno i permessi SIAE ed SCF per la riproduzione di opere musicali soggette a copyright. In alternativa, esistono biblioteche musicali Creative Commons che vi permetteranno di sfruttare brani musicali senza copyright, gratuitamente.

7 · Scegliere una location al chiuso

La scelta di una location al chiuso permetterà di semplificare tutte queste procedure, perché normalmente si tratta di location con spazi adibiti ad eventi e quindi già professionalmente pronte.

L’unica accortezza dovrà essere relativa ai permessi SIAE ed SCF, come già per gli eventi all’aperto. Spesso queste location avranno anche degli Event Manager a cui potersi rifare per agevolare tutto il processo organizzativo.

Se gli spazi scelti per l’evento sono privati, servirà un’autorizzazione all’utilizzo da parte dei proprietari e la verifica di agibilità, in modo da verificare che tutto sia a norma.

Come Promuovere Un Evento Culturale

Possiamo organizzare l’evento più bello e interessante del mondo, ma senza la giusta promozione, tutto il duro lavoro andrebbe sprecato!

La promozione di un evento culturale è un passaggio fondamentale per la riuscita dell’evento stesso: che si voglia avere un guadagno o diffondere la conoscenza di un determinato settore, la notizia dell’iniziativa deve essere diffusa e pubblicizzata per raggiungere l’obiettivo prefissato.

Per comunicare l’iniziativa al pubblico di riferimento, è consigliabile affidarsi ad una buona agenzia di comunicazione, che saprà organizzare una campagna pubblicitaria puntuale ed efficace, attivando i giusti canali di comunicazione.

1 · Suggerimenti di presentazione di un evento culturale

Ma sono quindi le migliori opzioni di presentazione di un evento culturale?

Dal momento che ogni evento culturale differisce dagli altri per sua natura, altrettanto personalizzata dovrà essere la sua promozione, a seconda del target e degli obiettivi prefissati per il nostro evento culturale.

In base a cosa abbiamo in mente di organizzare, ad esempio, sarà possibile promuovere l’evento con una presentazione ufficiale, con ospiti e talks, o con un vernissage nel caso di una mostra d’arte.

Le campagne promozionali potranno essere sia on line che off line: sui vari social, attraverso campagne di marketing mirate o siti dedicati, e, unitamente, anche tramite promozione off line come affissione di manifesti, spazi pubblicitari sulla stampa, di settore e non, e distribuzione di cartoline, materiale pubblicitario e gadget di varia natura.

Il tipo di promozione dovrà essere strettamente attinente al tema e al pubblico dell’evento culturale che andremo ad organizzare.

Marketing Per Un Progetto Culturale

La creazione di un evento culturale è un processo complesso, che comprende l’interazione di professionisti, associazioni ed organizzazioni. Il risultato di questo lavoro genera intorno a sé processi creativi, innovazione ma anche beni e servizi.

È fondamentale quindi che tutto questo sia veicolato da un meccanismo pubblicitario e di marketing che lo valorizzi e ne diventi motore propulsivo.

La promozione di un progetto simile può seguire le linee tradizionali, come la carta stampata di settore e i quotidiani, cartelloni pubblicitari o spot televisivi, ma oggi si prospetta una modalità nuova e più immediata: il marketing tramite social.

Utilizzare i social media rappresenta la possibilità di ampliare il bacino d’utenza e di sfruttare la rete in maniera gratuita per dare eco al proprio lavoro.

Una pagina o un evento Facebook, una galleria d’immagini su Instagram o un remainder tramite Twitter, solo per citare i social più diffusi, potranno essere il mezzo più immediato con cui attirare il pubblico per il vostro evento culturale.

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